Buzz word je FESTIVALIZACIJA: Da li ste i dalje "stara škola" u organizaciji trka ili dodajete elemente festivala? [DO#072]

Trke, maratoni, ali i konferencije prolaze kroz promenu koju je izazvala želja publike da bude obuzeta uzbuđenjem danima.

Ovaj trend „festivalizacije događaja“, odnosno kako festivali redefinišu konferencije i druge događaje, je trend na koji treba obratiti pažnju.

Šta je „festivalizacija“?

Festivalizacija je trend kod raznih događaja, koji je najvećim delom podstaknut željom publike da bude „uronjena“ u višednevni spektakl.

Druga komponenta festivalizacije je „unakrsno oprašivanje“ ili povezivanje sa kreativnim industrijama.

Npr, danas kada odete na tenološku IT konferenciju u svetu verovatno ćete videti neki momenat festivala.

Na SPORTO-u u Sloveniji, smo videli DJ Chrisa, koji je i MC i koji je paneliste najavljivao kao da ulaze u bokserski ring. Muzika, svetlo i veliki video bim su postali uobičajna pojava.

Idete na trku, npr. Belgrade Business Run, sigurno će vas sačekati koncert i žurka.

Vatrometi, live nastupi, različiti perfomansi sa Exit-a sele se na sve događaje, rekao bih ja to prosto.

Primeri iz sveta – SXSW

Postoji nekoliko događaja koji su prihvatili ovaj trend, od kojih je najpoznatiji SXSW.

Manifestacija je nastala 1987. godine, grantom CVB-a koji je trebalo da dovede više posetilaca u Austin i predstavi svoje kreativce i muzičke zajednice.

Te prve godine dočekali su 150 učesnika. Devedesetih godina dodali su interaktivnu tehnološku konferenciju i sajam i odatle je dalje izrastao. Događaj sada donosi 325 miliona dolara lokalnoj ekonomiji.

Kako mlađa generacija postaje više opčinjena iskustvom pre nego vlasništvom, i traži mogućnosti da obogati svoje Instagram postove, mudri planeri događaja bi trebalo da pristupe načinima kako udovoljiti tim rastućim željama.

U nastakvu vam prosleđujem prevod teksta sa bloga Event Manager Blog, koji se nalazi ovde. Hvala mojoj koleginici Milici na prevodu!

Pravi pristup festivalizaciji vašeg događaja

Ubacivanje malo zabave ili neke druge ponude nije način da se uspešno prihvati ovaj trend. Tu bi nedostajalo autentičnosti, moglo bi koštati mnogo novca za mali povraćaj i moglo bi stvoriti diskonekciju između organizacije i misije događaja.

Planeri događaja koji žele da festivalizuju svoj događaj moraju da kreiraju sa svrhom, postavljajući ljude na prvo mesto.

To uključuje naučno zasnovanu analizu publike.

Planerima događaja najbolje je pružiti sveobuhvatni i temeljni proces dizajniranja sa stručnim timom koji može pomoći da vođenje dizajna događaja bude osmišljeno na način usmeren ka pojedincima, ciljevima i misiji. Ideja je odabrati najbolje elemente koje treba uključiti a koji su rezultat sveobuhvatne i temeljne analize dizajna.

7 načina da se „Festivalizuju“ događaji

Nakon što ste prošli proces dizajniranja, planer događaja i stručnjak za dizajnersko razmišljanje mogu doći do sledećih pristupa festivalizaciji:

Premošćivanje rupa radi bogatije ponude događaja

Pogon koji pokreće festivalalizaciju događaja je negovanje atmosfere koja u jednom događaju zadovoljava različite interese.

Daje dodatni sloj kreativne zabave i ponude koja narušava tradicionalnu poslovnu konferenciju ili dodaju poslovnu komponentu kreativnom poduhvatu.  

Učesnici žele sve na jednom mestu za učenje i zabavu, posao i odmor. Interakcija, na koju se poziva festivalizacija, ima za cilj da premosti taj jaz između kreativnosti / zabave i biznisa radi bogatijeg iskustva u obe oblasti.

Korišćenje  „Sneak-Peek“ detalja za izgradnju zajedničkog iskustva

Mnogi događaji koji koriste festivalizaciju daju širi, besplatan pristup nekim delovima njihovog događaja, na primer, otvaranju koncerta.

Pozivanjem lokalne zajednice, ovo povećava izloženost društvenim medijima, stvara buzz (i eventualno medijski publicitet) oko događaja i uključuje širu publiku za ono što je inače zatvoreni događaj.

Ovo zajedničko iskustvo može doneti novu energiju događaju, možda otvara i zanimljiv dijalog i nove mogućnosti.

Korišćenje izvođača kao skice i stvaranje nečeg jedinstvenog (sa tendencijom da postane viralno)

Neke organizacije, poput SXSW, dovode poznate zabavljače zajedno sa lokalnim izvođačima i mnogi događaji koriste zabavu tokom višednevnog događaja, a ne samo u noći otvaranja ili svečane večeri.

Davanje unikatnog zaokreta nudi jedinstveni momenat koji vaši gosti nikada neće zaboraviti, a takođe ima i potencijal da se viralno širi po internetu.

Uključivanje energije sa predavanja za nove mogućnosti

Zahvaljujući mnogim događajima u kampu i televizijskim emisijama usredsređenim na akciju (setite se Shark Tank), više poslovnih događaja prihvataju sesijske predstave, koje donose uzbudljivu energiju, razmenjuju ideje i promovišu nove glasove. Oni uključuju brak kreativnih pristupa, inovativnih poduhvata, a ponekad čak i gužve pobednika.

„Hibridiziranje“ događaja i maksimiziranje potencijala za učenje

Hibridizacija je dobro prihvaćena jer omogućava učesnicima da se prepuste raznim interesima i pomaže u negovanju kreativnosti potrebne u današnjoj poslovnoj zajednici.  

Ipak, pre nego što spojite dve različitosti i navedete festivalizaciju kao cilj događaja, sarađujte sa stručnjakom za dizajn događaja kako biste osigurali upotrebu dizajnerskog razmišljanja. Na taj način hibridna kreacija interesuje ciljanu publiku. U suprotnom, može doći do skupih neusklađenosti i malo povrata ulaganja.  

Takođe je objavljeno puno informacija o tome kako pozitivne emocije mogu uticati na učenje. Pozitivna iskustva stvaraju uspomene, izazivaju emocije i grade veze. Izgradnja ovih pozitivnih osećaja oko brenda ili poslodavca može biti veoma moćna.

Stvaranje prilike za višednevne i premium ulaznice u susret zahtevima posetilaca

Postoji mnogo slojevitih opcija za kreativnog planera događaja. Od stvaranja propusnica specifičnih za industriju, do VIP ulaznica, postoji mnogo načina na koji se događaj može podeliti kako bi se povećali tokovi prihoda ili ponudile tražene mogućnosti. Neke konferencije nude premium ulaznice koje uključuju bolja mesta, ili priliku da se približite i razgovarate sa predavačima.  

Kod višednevnih događaja, neki planeri događaja rade zajedno sa CVB-om grada domaćina (host city CVB) da bi zajedno sa svojim propusnicama upakovali i druge lokalne aktivnosti. (Sombor je primer, kao i Dubrovnik)

Na primer, gost konferencije može saznati o lokalnom muzičkom festivalu i raditi sa planerima drugog događaja kao podružnica da ponudi učesnicima snižene propusnice. Ovo može doneti dodatne tokove prihoda i zadovoljiti želju učesnika da doživi grad domaćina na drugačiji način.

Korišćenje više lokacija za miks okruženja i energije

Uz različite ponude poput koncerata ili sesija, bilo bi neobično naći jedno mesto koje bi moglo na najprivlačniji način efikasno podmiriti sve potrebe događaja i publike. Zato kod višednevnih događaja sa više pravaca, mnogi planeri događaja odabiru najbolje objekte u gradu i nude program na više lokacija.  

Više mesta može takođe omogućiti nekim učesnicima uživanje u intimnim prostorima koja obično rade samo za manje događaje. U tim slučajevima, planeri događaja mogu ugostiti neke ekskluzivne sesije događaja na ovim manjim mestima, očekujući da će se one brzo rasprodati. Ne očekuju da cela grupa može da prisustvuje. Ovo može pokrenuti ranu prodaju karata i ranu registracije kako bi polaznici dobili sesije i iskustva koja žele.  

Mešovita ponuda mesta održava okruženje svežim i zainteresovanim. Stimulirajuće okruženje može nadahnuti i srušiti barijere, što može da se dopadne različitim stilovima učenja i ličnostima.

5 osnova za uspešno sprovođenje festivalizacije

Festivalizacija nije lek za svaki zaostali događaj, niti je korak koji svaki događaj treba da prihvati pošto poto. Za planere događaja koji razmatraju skok u hibridizaciju svog događaja, postoji nekoliko stvari na koje treba obratiti pažnju:

• Ponude moraju biti fokusirane na idealno tržište za događaj. Festivalizacija nije trend koji odgovara svima. Da bi uspešno implementirao ovaj koncept, planer događaja bi trebao proći duboko promišljen proces dizajniranja nakon procene publike i njenih potreba.
• Festivalizacija može uključivati rad izvan zone komfora planiranja dodavanjem potpuno drugačije komponente događaju. Planiranje velikog muzičkog poduhvata drugačije je od lansiranja proizvoda. Iako je publika možda blagonaklona prema obe ideje, pre nego što ih pokušate da primenite, važno je da razumete potrebe koje se zahtevaju od svakog i kako će se oni povezati kako bi ispunili ciljeve događaja.
• Ne treba se povesti za onim što je kul; izaberite nešto značajno za publiku što  jača ciljeve i viziju događaja.
• Shvatite napore koje postavljaju hoteli, rukovanje sa više objekata i stejdževa, koordinacija prevoza, bezbednost itd. Kada događaj postane veliki i posećenost poraste, gradska struktura i ograničenja prevoza postaće očiglednija.
• Dovedite stručnjake. Čak i za planere događaja koji su uvek sve sami vodili od planiranja do sprovođenja, za festivalizaciju je često potreban tim stručnjaka. Početak je pre primene, s dizajnerskim razmišljanjem i pronalaženjem rešenja koja su pogodna za publiku. Kasnije pronađite tim koji se specijalizirao za komponente koje su nove u događaju.

ZAKLJUČAK

Festivalizacija će verovatno početi da utiče na sve planere događaja jer konferencije i konvencije eksplodiraju u mega-događaje.

Veliki organizatori i događaji mogu u određeno doba godine blokirati ili ograničiti mogućnosti za manje događaje u većim gradovima ili prostorima.

Za one planere koji žele da prihvate festivalizaciju, važno je razumeti ograničenja planiranja.

Neki organizatori će morati da pozovu dodatne timove, dizajnere i planere koji će im pomoći da koordiniraju ova inovativna iskustva.

Grupe poput Maritz Global Events promenile su način na koji industrija pristupa dizajnu događaja i ovladale su načinima da pomognu organizatorima da stvore zajedničku viziju među učesnicima događaja koji podržavaju organizacione ciljeve.

Uvažavanjem ovih logističkih izazova, festivalizacija može redefinisati ponudu konferencije i ako se pravilno uradi, trend ima veliku privlačnost za posetioce, sponzore i ostale zainteresovane strane.